Rokan Hulu – Dalam rangka memperkuat pengawasan terhadap pelaksanaan tugas jabatan notaris, Kantor Wilayah Kementerian Hukum Riau melaksanakan kegiatan Pemeriksaan Protokol Notaris di Kabupaten Rokan Hulu pada Senin (9/03/2026). Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya memastikan tertib administrasi serta kepatuhan notaris terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Kegiatan pengawasan ini merupakan bentuk perhatian dan komitmen Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum Riau, Rudy Hendra Pakpahan, dalam menjaga profesionalitas serta akuntabilitas pelaksanaan jabatan notaris di wilayah Provinsi Riau. Pemeriksaan tersebut dilaksanakan oleh Majelis Pengawas Daerah (MPD) Notaris Kabupaten Rokan Hulu di bawah komando Zulkifli, SH., MH., CLA bersama anggota Langgeng Putra, SH., Efendi Parlindungan, dan Rahmi Akhmal.
Dalam pelaksanaan pemeriksaan, tim MPD melakukan pengawasan langsung terhadap kelengkapan protokol notaris, yang meliputi akta, waarmerking, protes, wasiat, serta administrasi buku laporan bulanan. Pemeriksaan ini bertujuan memastikan bahwa seluruh dokumen dan administrasi yang menjadi bagian dari protokol notaris dikelola secara tertib, lengkap, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Berdasarkan hasil pemeriksaan, tim menemukan beberapa hal yang masih perlu menjadi perhatian dan perbaikan. Di antaranya adalah kewajiban penutupan laporan akta dan buku leges setiap bulan yang belum dilaksanakan secara tertib, pencatatan laporan yang belum lengkap hingga bulan dan tahun tertentu, serta sistem pencatatan buku yang belum menggunakan tanggal, nomor urut, dan cap MPD pada buku akta.
Selain itu, ditemukan pula beberapa buku administrasi seperti buku protes, buku leges, dan buku akta yang belum dapat ditutup karena belum terisi secara lengkap hingga akhir tahun. Tim juga menemukan ketidaktertiban dalam pengesahan akta dan salinan akta, antara lain tidak dicantumkannya tanggal pada materai serta tidak adanya tanda tangan notaris pada beberapa dokumen yang diperiksa.
Dalam kegiatan tersebut juga teridentifikasi kondisi salah satu notaris yang sedang sakit serta adanya notaris yang tidak lagi membuka kantor karena telah berpindah tempat. Hal ini menjadi perhatian tim pengawas untuk memastikan keberlangsungan pelayanan hukum kepada masyarakat tetap berjalan dengan baik.
Atas berbagai temuan tersebut, Tim Majelis Pengawas Daerah memberikan sejumlah rekomendasi kepada para notaris yang diperiksa. Notaris diminta untuk segera melakukan penertiban administrasi protokol, melengkapi pencatatan akta dan buku leges hingga bulan Desember, menggunakan sistem penomoran yang benar, serta melakukan penjilidan buku klapper dan berkas akta secara tepat waktu. Selain itu, setiap minuta dan salinan akta harus ditandatangani oleh notaris, para pihak, dan saksi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Tim pengawas juga mengingatkan agar kantor notaris melengkapi sarana standar ruang jabatan, seperti pemasangan foto Presiden dan Wakil Presiden Republik Indonesia, serta melakukan perbaikan pada papan nama kantor notaris agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Majelis Pengawas Daerah Kabupaten Rokan Hulu turut menegaskan pentingnya kepatuhan notaris dalam menyampaikan laporan bulanan secara tertib dan tepat waktu. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan tingkat kepatuhan serta tertib administrasi dalam pelaksanaan jabatan notaris. Bagi notaris yang tidak menyampaikan laporan bulanan, akan dilakukan tindak lanjut sesuai dengan mekanisme pengawasan yang berlaku.
Melalui kegiatan ini, Kanwil Kementerian Hukum Riau di bawah kepemimpinan Rudy Hendra Pakpahan terus berkomitmen memperkuat pengawasan terhadap jabatan notaris sebagai bagian dari upaya menjaga kualitas pelayanan hukum kepada masyarakat serta memastikan pelaksanaan tugas notaris berjalan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
